Comment garder la tête hors de l’eau lorsque vous gérez les données des fournisseurs

La gestion d’un programme d’approbation des fournisseurs en matière de sécurité alimentaire et de qualité est une tâche aussi laborieuse que nécessaire. Les entreprises doivent être assurées que leurs fournisseurs ont mis en place des programmes efficaces pour réduire au minimum le risque lié à l’intégration du produit à la méthode ou à sa vente à leurs consommateurs. Pour ce faire, chaque entreprise établit une norme des exigences auxquelles ses fournisseurs doivent satisfaire, ce qui se traduit généralement par un long questionnaire et la soumission d’une longue liste de documents. Pouvez-vous imaginer à quel point c’est lourd pour les deux parties? Pour alléger le fardeau, voici quelques conseils tirés de notre expérience de travail avec nos clients. 

Si votre entreprise demande toutes ces données à vos fournisseurs, comment les gère-t-elle? Est-ce qu’une personne compétente examine le questionnaire et chacun des documents demandés? Que faites-vous de toutes ces informations? Si vous ne connaissez pas la réponse à la plupart de ces questions, vous devrez peut-être revoir et améliorer votre programme d’approbation des fournisseurs.  

Collecte d’informations dans un but précis

Recueillir de l’information et de la documentation auprès de vos fournisseurs parce qu’il faut se conformer à une norme de vérification d’un tiers, au Règlement sur la salubrité des aliments au Canada ou à la Food Safety Modernization Act (FSMA) ne suffit pas. Vous devez savoir si vous recherchez la bonne information et si vous l’utilisez pour gérer votre risque, car le but principal de ce programme est de vous assurer que vos fournisseurs vous proposent des produits sûrs et conformes à vos exigences.

Une bonne façon de démarrer votre programme d’approbation des fournisseurs est de demander les renseignements qui vous assureront que votre entreprise fait affaire avec un fournisseur digne de confiance. Pour le savoir, les exigences peuvent varier d’une entreprise à l’autre, selon la taille de l’entreprise, le type de chaîne d’approvisionnement (matières premières ou transformées, par exemple), la complexité de la méthode, les spécifications du produit final et les contaminants potentiels du produit.

Voici une liste des documents sur la sécurité alimentaire souvent demandés :

  • Questionnaire sur la sécurité alimentaire et la qualité
  • Rapport d’audit et mesures correctives
  • Enregistrement gouvernemental approprié, comme l’Agence canadienne d’inspection des aliments pour les entreprises canadiennes et la Food and Drug Administration ou l’United States Department of Agriculture pour les entreprises américaines
  • Fiches techniques des produits
  • Certificat d’analyse
  • Programme et organigramme relatifs au système d’analyse des risques et de maîtrise des points critiques
  • Permis de la municipalité, de la province ou de l’État approprié
  • Certification des allégations (biologiques, casher, halal, sans gluten et autres)

Classement des fournisseurs en fonction du risque et réduction des exigences au fil du temps pour les fournisseurs à faible risque

Toute l’information recueillie doit servir à déterminer le risque lié à chaque matière achetée et à son utilisation dans la méthode de votre entreprise. Après avoir terminé l’évaluation des risques de fraude alimentaire liés à votre méthode et à votre chaîne d’approvisionnement, vous devriez avoir une liste de fournisseurs à risque élevé, moyen et faible, et vous pouvez ensuite réévaluer quels renseignements vous avez besoin pour chacun d’entre eux. Il est recommandé que votre entreprise réévalue les risques liés à vos fournisseurs et aux matières chaque année, chaque fois que les spécifications de vos produits changent, que vous changez de fournisseurs ou en ajoutez de nouveaux. Idéalement, la liste des exigences sera adaptée pour réduire le nombre de documents au fil du temps (pour les fournisseurs à faible risque), ce qui vous fera gagner du temps précieux, ainsi qu’à vos fournisseurs.

Investir dans la technologie pour vous soutenir

Enfin, selon le nombre de fournisseurs que vous avez, vous pourriez envisager un système centralisé de gestion des données. Vous pourriez ainsi automatiser la communication avec les fournisseurs et suivre plus facilement les dates d’échéance des documents urgents. N’oubliez pas qu’un système de gestion des données n’est pas une solution en soi et qu’une personne compétente est toujours nécessaire pour examiner l’information et signaler tout risque lié aux fournisseurs, aux matières ou aux ingrédients.
 

Auteure : Marjorie Rodrigues est examinatrice de la conformité, Services de gestion des fournisseurs de NSF International. Cette équipe fournit des services externalisés qui aident les entreprises à gérer la sécurité alimentaire et la qualité de leur chaîne d’approvisionnement. Vous pouvez lui écrire à mrodrigues@nsf.org.

Cet article fait partie d’une série sur la gestion de la qualité et de la sécurité alimentaire d’une chaîne d’approvisionnement en tant que fabricant, marque de restaurant ou entreprise de services alimentaires.

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